Alles wat Desk@Work nu al kan

Dashboard

Het dashboard is het eerste scherm dat u ziet na het inloggen. Het geeft in één oogopslag weer hoe uw bedrijf ervoor staat, zonder dat u eerst door menu’s hoeft te klikken.

Wat u ziet

Er staan kaarten of blokken met cijfers en korte overzichten: bijvoorbeeld hoeveel werkbonnen er openstaan, hoeveel er deze week zijn afgerond, welke facturen nog betaald moeten worden en wat er vandaag of deze week op de planning staat. Alles is klikbaar: u kunt direct doorklikken naar de lijst met werkbonnen, de planning of de rapportages.

Waarom handig

Zo merkt u direct of er iets blijft liggen: te veel openstaande werkbonnen, facturen die over tijd zijn, of een volle planning. U hoeft geen rapporten te draaien om een gevoel te krijgen bij de stand van zaken.

Klanten

In het onderdeel Klanten beheert u al uw klantgegevens op één plek: wie ze zijn, waar ze zitten, hoe u ze bereikt en met wie u daar contact heeft.

Klantgegevens bijhouden

Voor elke klant kunt u de bedrijfsnaam, het adres, het telefoonnummer en e-mailadres vastleggen. U kunt meerdere vestigingen of adressen per klant bewaren (bijvoorbeeld hoofdkantoor en werkplaats). Zo weet u altijd waar de klus moet worden uitgevoerd en waar de factuur naartoe gaat.

Contactpersonen

Bij één klant kunnen meerdere contactpersonen horen: bijvoorbeeld iemand van inkoop voor offertes, een technisch contact voor de uitvoering en iemand voor de facturatie. Per contactpersoon kunt u naam, telefoon en e-mail bijhouden. Handig bij het bellen of mailen: u hoeft niet meer in oude e-mails te zoeken.

Zoeken en filteren

Als u veel klanten heeft, kunt u zoeken op naam, plaats of een ander veld. U kunt ook filteren, bijvoorbeeld op klanten die al een tijd geen opdracht hebben gehad, of alleen actieve klanten. De lijst blijft overzichtelijk.

Snel verder werken

Vanuit het klantscherm kunt u in één klik een nieuwe offerte of een nieuwe werkbon voor die klant aanmaken. De klantgegevens worden dan automatisch overgenomen; u vult alleen nog de inhoud van de offerte of werkbon in.

Offertes

Offertes zijn uw voorstellen aan klanten: wat u gaat doen, tegen welke prijs en onder welke voorwaarden. In Desk@Work maakt u ze aan, past ze aan, stuurt ze naar de klant en houdt bij of ze zijn geaccepteerd of geweigerd.

Offerte opstellen

U kiest een klant en vult regels in: bijvoorbeeld “Reparatie cv-ketel”, “2 uur monteur” en “Onderdelen X en Y”. U kunt artikelen kiezen uit uw eigen producten- en dienstenlijst, zodat prijzen en beschrijvingen automatisch kloppen. U voegt eventueel korting toe of een specifieke opmerking. Het totaalbedrag wordt automatisch berekend, inclusief BTW.

Versturen en printen

De offerte kunt u als PDF genereren en per e-mail naar de klant sturen of printen voor op de post. De offerte ziet er professioneel uit met uw huisstijl en logo.

Status bijhouden

U houdt bij of de offerte nog een concept is, al is verzonden, door de klant is geaccepteerd of geweigerd. Zo ziet u in één oogopslag welke offertes nog reactie nodig hebben.

Van offerte naar werkbon

Als de klant akkoord geeft, kunt u de offerte omzetten naar een werkbon. De klantgegevens, regels en bedragen worden dan overgenomen. U hoeft niet opnieuw alles in te voeren; u vult alleen nog de geplande datum en de toegewezen medewerker(s) in.

Werkbonnen

De werkbon is het hart van de applicatie: elke klus die u uitvoert, legt u vast in een werkbon. Daarin staat wat er gedaan moet worden, voor wie, waar, wanneer en door wie. Tijdens en na de uitvoering vult u aan wat er is gewerkt en verbruikt, en u kunt de handtekening van de klant vastleggen.

Aanmaken en koppelen

U maakt een werkbon aan en koppelt die aan een klant. Optioneel koppelt u een geaccepteerde offerte, zodat de regels en bedragen al staan. U vult in: omschrijving van het werk, het adres waar gewerkt wordt (als dat anders is dan het klantadres), de gewenste datum en eventueel een prioriteit of opmerking.

Plannen en toewijzen

U wijst één of meer medewerkers toe aan de werkbon. Die verschijnt dan op de planning: uw monteur of servicemedewerker ziet wat er die dag op de agenda staat. U kunt de werkbon ook direct in de kalender plaatsen op een bepaald tijdstip.

Status volgen

Een werkbon doorloopt verschillende stappen: nieuw, gepland, in uitvoering, afgerond of geannuleerd. U en uw medewerkers kunnen die status bijwerken. Zo weet het kantoor altijd of een klus nog moet starten, bezig is of al klaar is.

Uren en materialen

Tijdens of na de uitvoering worden de gewerkte uren en de verbruikte materialen op de werkbon geregistreerd. Die gegevens worden later gebruikt voor de factuur: u hoeft ze niet opnieuw in te voeren.

Foto’s, bijlagen en handtekening

U kunt foto’s toevoegen (bijvoorbeeld van de situatie voor en na de reparatie) en andere bijlagen. De klant kan ter plaatse digitaal tekenen voor akkoord; die handtekening wordt op de werkbon bewaard. Dat is handig voor bewijs en voor de administratie.

Van werkbon naar factuur

Als de werkbon is afgerond, kunt u er een factuur van maken. De uren, materialen en bedragen worden dan overgenomen. U controleert eventueel nog het factuurnummer en de betaaltermijn en stuurt de factuur naar de klant.

Planning

De planning is de agenda van uw team: u ziet in een kalender wie er wat doet en wanneer. Afspraken en werkbonnen staan erin; u kunt ze verplaatsen, nieuwe afspraken inplannen en terugkerende klussen vastleggen.

Dag-, week- en maandweergave

U kunt de planning bekijken per dag, per week of per maand. Zo ziet u in één oogopslag of iemand nog ruimte heeft of juist volgepland is. Handig bij het verdelen van nieuw binnenkomend werk.

Per medewerker

U kunt filteren op medewerker: dan ziet u alleen de afspraken en werkbonnen van die persoon. Handig om te controleren of de planning van een monteur klopt of om een nieuwe klus bij de juiste persoon in te plannen.

Verplaatsen en aanpassen

Afspraken en werkbonnen kunt u in de kalender verplaatsen, bijvoorbeeld door ze te verslepen naar een ander tijdstip of een andere dag. Zo past u de planning snel aan als er iets wijzigt.

Terugkerende afspraken

Voor onderhoud dat periodiek terugkomt (bijvoorbeeld elk kwartaal) kunt u een terugkerende afspraak inplannen. Die wordt dan automatisch op de juiste data gezet, zodat u het niet handmatig hoeft te doen.

Snel doorklikken

Vanuit de planning opent u direct een werkbon of maakt u een nieuwe aan. U hoeft niet eerst naar het menu Werkbonnen te gaan; alles blijft in dezelfde flow.

Urenregistratie

In het onderdeel Urenregistratie houdt u bij hoeveel uren uw medewerkers hebben gewerkt, op welke werkbonnen of projecten, en wanneer ze verlof of andere afwezigheid hadden.

Uren koppelen aan werk

Uren kunnen worden geregistreerd per medewerker en gekoppeld aan een werkbon of een project. Zo ziet u niet alleen het totaal aantal uren, maar ook waaraan ze zijn besteed. Dat is nodig voor correcte facturatie en voor inzicht in de inzet per klus of project.

Verlof en afwezigheid

Vakantie, ziekte, doktersbezoek of andere afwezigheid kunt u apart vastleggen. Zo blijft de planning kloppen: u ziet wie er beschikbaar is en wie niet. U kunt ook goedkeuren of afkeuren van verlofaanvragen afhandelen als dat bij u wordt gebruikt.

Overzicht per persoon of periode

U kunt rapportages bekijken per medewerker (hoeveel heeft iemand gewerkt deze maand?) of per periode (hoeveel uren zijn er in totaal gedraaid?). Handig voor salarisadministratie, projectevaluatie of capaciteitsplanning.

Goedkeuring van uren

Geregistreerde uren kunnen “in behandeling” of “goedgekeurd” zijn. Een leidinggevende of planner kan uren controleren en goedkeuren voordat ze definitief meegenomen worden in rapportages of facturatie. Zo houdt u de controle.

Facturen

Facturen zijn de rekeningen die u naar klanten stuurt. In Desk@Work maakt u ze aan op basis van afgeronde werkbonnen, houdt u bij of ze zijn betaald en kunt u herinneringen sturen als een betaling uitblijft.

Factuur maken vanuit werkbonnen

U selecteert één of meer afgeronde werkbonnen en maakt daar een factuur van. De geregistreerde uren, materialen en bedragen worden overgenomen. BTW en eventuele kortingen worden automatisch verwerkt. U hoeft dus niet alles opnieuw in te voeren; u controleert alleen of de gegevens kloppen en voegt eventueel een betaaltermijn of opmerking toe.

PDF en verzenden

De factuur kunt u als PDF downloaden of direct per e-mail naar de klant sturen. De factuur ziet er professioneel uit met uw gegevens en huisstijl.

Status bijhouden

U houdt bij of de factuur nog in concept is, al is verzonden, (deels) is betaald of vervallen is. Zo ziet u in één oogopslag welke facturen nog openstaan en waar u eventueel een herinnering moet sturen.

Herinneringen

Als een factuur na de betaaltermijn nog niet is betaald, kunt u een betalingsherinnering sturen. U kunt ook notificaties of herinneringen instellen zodat u niet vergeet om te controleren of betalingen zijn binnengekomen.

Financieel

Het onderdeel Financieel breidt het factureren uit: hier heeft u het overzicht over alle facturen, over abonnementen die klanten bij u hebben (terugkerende betalingen) en over de geldstromen in en uit.

Overzicht van alle facturen

U ziet een overzicht van alle facturen: welke zijn verzonden, welke zijn betaald en welke nog openstaan of vervallen zijn. Zo houdt u grip op de inkomsten en op wat er nog binnen moet komen.

Abonnementen van klanten

Als u onderhoudscontracten of abonnementen aanbiedt (bijvoorbeeld maandelijks of jaarlijks onderhoud), kunt u die hier beheren. U stelt in welk bedrag wanneer wordt gefactureerd en aan welke klant. De applicatie kan u helpen om die facturen periodiek aan te maken, zodat u ze niet handmatig hoeft te doen.

Rapportages en inzicht

U kunt rapportages bekijken over facturatie en betalingen: bijvoorbeeld totale omzet, openstaande bedragen of gemiddelde betaaltijd. Zo krijgt u inzicht in de financiële gezondheid van uw bedrijf.

Rapportages

Rapportages zijn overzichten en grafieken over uw werk: hoeveel werkbonnen zijn afgerond, hoeveel uren zijn er gewerkt, hoe staat het met klanten, producten en financiën. Alles op één plek, zodat u verantwoording kunt afleggen of keuzes kunt onderbouwen.

Overzichten per onderwerp

U kunt rapportages bekijken per onderwerp: werkbonnen (aantal, status, doorlooptijd), medewerkers (gewerkte uren, productiviteit), klanten (omzet per klant, aantal opdrachten), producten en materialen (verbruik, voorraad) en financiën (omzet, openstaande bedragen). Zo krijgt u antwoord op vragen als: welke klant brengt de meeste omzet, of welke monteur heeft de meeste uren gedraaid?

Grafieken en tabellen

De gegevens worden getoond in grafieken en tabellen, bijvoorbeeld per week of per maand. Zo ziet u trends: gaat het beter of slechter dan vorige maand? Daarnaast kunt u vaak gegevens exporteren (bijvoorbeeld naar Excel) om zelf verder te analyseren.

Voorraad en waarschuwingen

Waar u voorraad bijhoudt, kunt u rapportages zien over lage voorraad: welke materialen moeten worden bijbesteld? Zo voorkomt u dat u zonder voorraad zit wanneer u die nodig heeft.

Medewerkers

In het onderdeel Medewerkers beheert u wie er toegang heeft tot Desk@Work en wat ze mogen zien en doen. U voegt mensen toe, koppelt ze aan een rol en stelt in welke rechten bij die rol horen.

Medewerkers toevoegen

U voert per medewerker in: naam, e-mailadres (voor inloggen) en eventueel telefoonnummer of afdeling. U koppelt de medewerker aan een rol, bijvoorbeeld “Monteur”, “Planner” of “Administratie”.

Rollen en rechten

Per rol stelt u in wat iemand mag: alleen eigen werkbonnen zien of die van het hele team, alleen planning inzien of ook wijzigen, facturen aanmaken of alleen bekijken, rapportages zien of niet. Zo zorgt u ervoor dat monteurs niet per ongeluk facturen kunnen wijzigen en dat het kantoor wel alles ziet wat nodig is.

Overzicht

U ziet in één overzicht wie er in het systeem staat en welke rol ze hebben. Handig bij het onboarden van nieuwe collega’s of wanneer u iemands rechten wilt aanpassen.

Producten & Diensten

Producten en diensten zijn uw artikelen en tarieven: wat u verkoopt of inzet, van reparatie-uren tot onderdelen en materialen. U beheert ze centraal en gebruikt ze op offertes en werkbonnen, zodat u niet elke keer opnieuw bedragen hoeft in te vullen.

Aanmaken en bijhouden

U maakt per product of dienst aan: een naam, een korte omschrijving, een prijs en een eenheid (uur, stuk, m², enz.). U stelt het BTW-percentage in dat erbij hoort. Zo blijft alles consistent: dezelfde “Reparatie cv” kost overal hetzelfde en de BTW wordt automatisch goed berekend.

Voorraad

Waar nodig kunt u bijhouden hoeveel u op voorraad heeft. De applicatie kan waarschuwen als de voorraad onder een door u ingesteld minimum komt, zodat u op tijd kunt bijbestellen.

Categorieën

U kunt producten en diensten indelen in categorieën (bijvoorbeeld “Onderdelen”, “Diensten”, “Materialen”). Zo houdt u overzicht en kunt u snel het juiste artikel vinden wanneer u een offerte of werkbon invult.

Gebruik op offertes en werkbonnen

Bij het opstellen van een offerte of werkbon kiest u uit uw lijst met producten en diensten. De prijs en omschrijving worden automatisch ingevuld. U hoeft geen bedragen handmatig over te typen en u maakt minder fouten.

Fleet Management

Fleet Management gaat over voertuigen, routes en – waar ingericht – de live locatie van uw monteurs of servicemedewerkers. Handig als u mensen op pad stuurt en wilt weten waar ze zijn of welke route het slimst is.

Voertuigen en medewerkers

U koppelt voertuigen en/of medewerkers aan het systeem voor uitrijden. Zo weet u wie met welke auto waar naartoe gaat en kunt u dat meenemen in de planning.

Routeplanning

U kunt routes plannen: welke klussen in welke volgorde, met reistijd ertussen. De applicatie kan geplande werkbonnen meenemen en een volgorde voorstellen, zodat uw monteurs zo min mogelijk kilometers maken en op tijd bij de klant zijn.

Live tracking

Waar dit is ingericht, kunt u live zien waar uw mensen zich bevinden. Handig bij spoedklussen of om klanten een betere indicatie te geven van de aankomsttijd. Dit werkt alleen als de benodigde koppeling (bijvoorbeeld met telefoon of voertuig) is ingesteld.

Service

Het onderdeel Service bundelt zaken rondom servicedocumenten, contracten, een kennisbank en afspraken over levertijden. Het helpt u om meldingen van klanten netjes af te handelen en afspraken vast te leggen.

Servicetickets

Een serviceticket is een melding of vraag van een klant: iets is kapot, er is een klacht of er is een vraag. U legt het vast, koppelt het eventueel aan een klant of werkbon, en houdt bij wat de status is (nieuw, in behandeling, opgelost, gesloten). Zo raakt geen melding zoek en weet u wie wat moet oppakken.

Contracten

Hier beheert u onderhoudscontracten of abonnementen met klanten: wat is er afgesproken, voor welke periode en tegen welk bedrag? Handig om te zien welke klanten onder contract staan en wanneer een contract verloopt of verlengd moet worden.

Kennisbank

De kennisbank is een plek om eigen artikelen, instructies of veelgestelde vragen op te slaan. U kunt die intern gebruiken (voor uw medewerkers) of – waar ingericht – beschikbaar maken voor klanten. Zo hoeft u dezelfde uitleg niet steeds opnieuw te geven.

Afspraken over levertijden (SLA)

SLA staat voor afspraken over hoe snel u reageert of een probleem oplost (bijvoorbeeld “binnen 24 uur een eerste reactie”). U kunt zulke afspraken vastleggen en bijhouden of u ze haalt. Handig voor contracten waar een reactietijd in staat of voor uw eigen kwaliteitsnormen.

Analyses

U kunt analyses bekijken over het aantal tickets, de doorlooptijd en de prestaties. Zo ziet u of u uw doelen haalt en waar het beter kan.

Notificaties

Notificaties zijn herinneringen en meldingen: de applicatie attendeert u op zaken die nog moeten gebeuren, zodat niets blijft liggen.

Herinneringen instellen

U kunt herinneringen instellen voor bijvoorbeeld: een factuur die over een paar dagen vervalt, een geplande onderhoudsbeurt die eraan komt, of een offerte waar nog geen reactie op is. U kiest zelf wanneer u een seintje wilt (bijvoorbeeld een dag van tevoren of een week van tevoren).

Meldingen in de app en per e-mail

U ontvangt meldingen in de applicatie (een icoon of bericht zodra u inlogt) en eventueel ook per e-mail. Zo wordt u op het juiste moment herinnerd, ook als u even niet in Desk@Work zit.

Overzicht

U kunt een overzicht bekijken van geplande herinneringen en van acties die nog openstaan. Zo houdt u grip op wat er deze week of deze maand moet gebeuren.

Klantportaal

Het klantportaal is een beveiligde omgeving waar uw klanten zelf kunnen inloggen om hun gegevens, documenten en de status van hun opdrachten in te zien. Zo hoeven ze niet te bellen of te mailen voor een simpele vraag.

Wat klanten zien

Na inloggen zien klanten hun eigen gegevens: welke offertes ze hebben ontvangen, welke werkbonnen er zijn (gepland, in uitvoering, afgerond) en welke facturen openstaan. Ze kunnen documenten zoals offertes en facturen downloaden als PDF.

Afspraken aanvragen of wijzigen

Waar dit is ingericht, kunnen klanten zelf een afspraak aanvragen of een bestaande wijzigen. De aanvraag komt bij u binnen; u plant ze in zoals bij andere werkbonnen. Zo bespaart u telefoontjes en e-mails.

Veiligheid

Elke klant ziet alleen zijn eigen gegevens. Er is geen inzicht in andere klanten of in uw interne gegevens.

Integraties

Integraties zijn koppelingen met andere software die u al gebruikt. Zo hoeft u niet alles dubbel in te voeren en blijven gegevens tussen systemen in lijn.

Boekhouding

U kunt gegevens uitwisselen met boekhoudpakketten zoals Exact, Twinfield, Moneybird of Snelstart. Facturen en betalingen kunnen zo in uw administratie terechtkomen zonder handmatig overtypen. Wat er precies wordt uitgewisseld, hangt af van de koppeling die u heeft.

Agenda

Een koppeling met Outlook of Google Calendar zorgt ervoor dat afspraken uit Desk@Work ook in uw agenda verschijnen (en omgekeerd). Zo heeft u één plek om uw dag in te zien.

Kaarten

Google Maps (of een vergelijkbare kaart) wordt gebruikt voor adressen en routes: u ziet waar een klant zit en welke route de snelste is. Handig bij het plannen van ritten.

Opslag

Bestanden kunt u koppelen aan Dropbox of een andere cloudopslag, zodat documenten en foto’s op één plek bewaard worden en eventueel gedeeld kunnen worden.

Automatisering

Via Zapier of een API kunt u Desk@Work koppelen aan andere systemen. Zo kunt u automatisch acties laten uitvoeren wanneer er iets in Desk@Work verandert (bijvoorbeeld een melding sturen naar een ander programma). Dit is bedoeld voor wie behoefte heeft aan maatwerkkoppelingen.