Privacybeleid

1. Inleiding

Dit is het privacybeleid van Desk@Work BV, gevestigd te Amsterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 12345678 (hierna: "Desk@Work", "wij", "we", "ons" of "onze").

Wij respecteren de privacy van onze gebruikers en klanten en dragen er zorg voor dat de persoonlijke informatie die u ons verschaft vertrouwelijk wordt behandeld. In dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en hoe wij deze gegevens gebruiken.

Dit privacybeleid is van toepassing op het gebruik van de Desk@Work-software en onze website www.deskatwork.nl. Dit beleid is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met onze dienst zijn verbonden.

2. Welke gegevens verzamelen wij

Wij verzamelen en verwerken de volgende persoonsgegevens:

2.1 Accountgegevens

• Naam en contactgegevens (zoals e-mailadres en telefoonnummer)
• Inloggegevens (gebruikersnaam en wachtwoord)
• Bedrijfsnaam en -gegevens
• Functie binnen het bedrijf

2.2 Gegevens die u zelf invoert in onze software

• Klantgegevens en -contacten
• Gegevens van medewerkers
• Werkbongegevens en planningsdata
• Overige gegevens die u opslaat in onze applicatie

2.3 Gebruiksgegevens

• Informatie over uw gebruik van onze dienst
• IP-adressen
• Browsertype en instellingen
• Datum en tijd van toegang
• Klikgedrag en bezochte pagina's

2.4 Betaalgegevens

• Factuurgegevens
• Betaalhistorie
• Bij online betalingen: betalingsgegevens via onze betalingsproviders

3. Doeleinden gegevensverwerking

Wij verzamelen en verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Dienstverlening: Om onze diensten aan u te kunnen leveren, waaronder het aanmaken en beheren van uw account, het bieden van klantenservice en het verwerken van betalingen.
• Communicatie: Om met u te communiceren over onze diensten, updates, functionaliteiten en andere relevante zaken.
• Verbetering van diensten: Om onze diensten te analyseren, te onderhouden, te optimaliseren en te verbeteren.
• Personalisatie: Om uw ervaring te personaliseren en uw voorkeuren te onthouden.
• Marketing: Om u te informeren over onze producten, diensten en aanbiedingen die voor u interessant kunnen zijn (alleen met uw toestemming).
• Wettelijke verplichtingen: Om te voldoen aan toepasselijke wet- en regelgeving, zoals boekhoudkundige verplichtingen.

4. Delen met derden

Wij delen uw persoonsgegevens alleen met derden in de volgende situaties:

• Met uw toestemming: Wanneer u ons toestemming heeft gegeven om bepaalde gegevens te delen.
• Voor dienstverlening: Met dienstverleners die ons helpen bij het leveren van onze diensten, zoals hosting providers, betalingsdiensten en klantondersteuningssystemen. Deze partijen mogen uw gegevens alleen verwerken volgens onze instructies en niet voor eigen doeleinden.
• Bij integraties: Wanneer u ervoor kiest om onze software te integreren met andere diensten, zoals boekhoudpakketten of clouddiensten.
• Wettelijke verplichting: Wanneer we wettelijk verplicht zijn om uw gegevens te delen met autoriteiten of andere derden.

Met alle verwerkers hebben wij verwerkersovereenkomsten afgesloten om de bescherming van uw gegevens te waarborgen.

5. Bewaartermijn

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld.

• Accountgegevens: Zolang u een actief account bij ons heeft, plus maximaal één jaar na beëindiging.
• Gegevens in onze software: Zolang u een actief account heeft. Na beëindiging van uw account heeft u 30 dagen om uw gegevens te exporteren, waarna alle gegevens definitief worden verwijderd.
• Factuur- en betaalgegevens: Conform de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar voor administratieve gegevens.
• Gebruiksgegevens: Maximaal 2 jaar na uw laatste interactie met onze diensten.

6. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking:

• Alle gegevensoverdracht vindt plaats via beveiligde SSL-verbindingen (HTTPS).
• Wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen en zijn niet inzichtelijk voor onze medewerkers.
• Toegang tot uw gegevens is beperkt tot bevoegde medewerkers die deze nodig hebben voor hun werkzaamheden.
• Onze systemen worden regelmatig getest en bijgewerkt om veiligheid te waarborgen.
• We maken dagelijks back-ups om gegevensverlies te voorkomen.
• We trainen onze medewerkers op het gebied van privacy en informatiebeveiliging.

7. Cookies

Onze website en applicatie maken gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën. Cookies zijn kleine tekstbestanden die door een webbrowser op uw apparaat worden geplaatst.

7.1 Soorten cookies die wij gebruiken

• Noodzakelijke cookies: Deze cookies zijn essentieel voor de werking van onze website en applicatie. Ze maken basisfuncties mogelijk zoals paginanavigatie en toegang tot beveiligde delen van de website. De website kan niet goed functioneren zonder deze cookies.
• Voorkeurscookies: Deze cookies onthouden uw voorkeuren en instellingen zodat we u een persoonlijke ervaring kunnen bieden.
• Analytische cookies: We gebruiken deze cookies om informatie te verzamelen over hoe bezoekers onze website en applicatie gebruiken. Deze cookies helpen ons om onze diensten te verbeteren.
• Marketing cookies: Deze cookies worden gebruikt om bezoekers te volgen op verschillende websites. Het doel is om advertenties te tonen die relevant en aantrekkelijk zijn voor de individuele gebruiker. Deze cookies worden alleen geplaatst met uw expliciete toestemming.

7.2 Cookiebanner en toestemming

Wanneer u onze website voor het eerst bezoekt, tonen we een cookiebanner waarin u kunt aangeven welke cookies u accepteert. U kunt uw cookievoorkeuren altijd wijzigen door onderaan onze website op "Cookievoorkeuren" te klikken.

7.3 Cookies uitschakelen

U kunt cookies uitschakelen door uw browserinstellingen aan te passen. Houd er rekening mee dat sommige functies van onze website mogelijk niet correct werken als u cookies uitschakelt.

8. Cookielijst

Hieronder vindt u een overzicht van de belangrijkste cookies die wij gebruiken:

9. Uw rechten

Onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft u verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage: U heeft het recht om te weten welke persoonsgegevens wij van u verwerken en waarom.
• Recht op rectificatie: Als uw gegevens onjuist of onvolledig zijn, kunt u ons vragen deze te corrigeren of aan te vullen.
• Recht op vergetelheid: In bepaalde gevallen kunt u ons vragen om uw persoonsgegevens te wissen.
• Recht op beperking van de verwerking: U kunt ons in bepaalde situaties vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk te stoppen.
• Recht op dataportabiliteit: U heeft het recht om uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machine-leesbaar formaat te ontvangen en/of over te dragen aan een andere partij.
• Recht van bezwaar: U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, met name bij direct marketing.
• Recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming: U heeft het recht om niet onderworpen te worden aan een besluit dat uitsluitend is gebaseerd op geautomatiseerde verwerking, inclusief profilering, wanneer dit rechtsgevolgen heeft of u anderszins aanzienlijk treft.

Om gebruik te maken van deze rechten kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens onderaan dit privacybeleid. We zullen binnen 30 dagen op uw verzoek reageren.

10. Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor om dit privacybeleid aan te passen. Wijzigingen zullen op deze pagina worden gepubliceerd. We raden u aan deze pagina regelmatig te controleren, zodat u op de hoogte bent van eventuele wijzigingen. De datum van de laatste wijziging staat bovenaan dit privacybeleid.

Bij significante wijzigingen zullen we u hierover informeren via e-mail of een melding binnen onze dienst.

11. Contact

Voor vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via:

Desk@Work BV
Voorbeeldstraat 123
1234 AB Amsterdam

E-mail: privacy@deskatwork.nl
Telefoonnummer: +31 (0)20 123 4567

Indien u een klacht heeft over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan, kunt u contact met ons opnemen. Daarnaast heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.